Waarom heb je een briefing nodig? Met een briefing haal je de beste oplossing voor jouw vraag uit de markt. De briefing vertelt de partij die je in wilt schakelen welk doel je wilt bereiken, wie jij bent en wat je aan creativiteit zoekt. Gaat het bijvoorbeeld om strategie, marketing, design of een campagne? Zeker wanneer je meerdere partijen wilt vergelijken, is het handig om een briefing op te stellen. Dan hebben ze allemaal dezelfde input. Wat zet je idealiter in die creatieve briefing, zodat jij het beste resultaat krijgt?

Laten we beginnen met een valkuil: oplossingen benoemen in een briefing. Let er vooral op dat je niet al een oplossing uit gaat werken in je briefing. Dan kun je het blijkbaar al zelf of stel je de vraag aan de verkeerde partijen. 

Een briefing is een uitnodiging om jouw doel te helpen realiseren.

Het is een oefening in helderheid en een instrument om teleurstellingen te voorkomen.

Een goede briefing geeft de essentie van jouw vraag weer en prikkelt de creativiteit.

Mondeling toelichten van je uitnodiging aan partijen is goed. Dan voel je al of jullie hetzelfde bedoelen en of de creatieve radertjes aan de andere kant van de lijn beginnen te werken. Als dat zo is, heb je vast al goede input geleverd.

Terug naar wat een briefing goed maakt.

De gouden regel. Houd ‘m beknopt. 

De punten die echt van belang zijn voor jouw vraag moet je niet in een verhaal verstoppen. Schrijf puntsgewijs.

• Een A4’tje is voor eenvoudige vraagstukken vaak prima. 
• Twee A4’tjes voor de meeste vraagstukken voldoende. 
• Bij drie A4’tjes mag je streng gaan zijn voor jezelf en de rode pen hanteren. 
• Bij vier A4’tjes ben je een tender aan het uitschrijven. Dat is een ander onderwerp.

Volg onze tien stappen hieronder. Gebruik ze als tussenkopjes om je briefing op te stellen. En werk zo al aan een heldere vraag om hulp van creatievelingen.

1. Achtergrond van jouw organisatie

Wie ben je en waar sta je voor? Vertel eens een beetje over jezelf. Wat doe je in het dagelijks leven? Wat is de geschiedenis van je bedrijf? Ho ho, niet gelijk een trilogie beginnen te schrijven. Drie korte zinnen over de historie moet al genoeg zijn. De aandachtsspanne van een creatief is ook niet per se lang.
In dit deel van de briefing zorg je dat ze jou een beetje leren kennen. Ook al kennen ze je, dit kun je standaard in je briefing houden. Het zet de toon.

2. Welk probleem los je op en wie heeft het probleem?

Laat zien in hoeverre jij je al in je doelgroep hebt ingeleefd. Hier is het goed om helder en levendig te zijn. Je doelgroep hoeft niet te zijn uitgeschreven in leeftijdscategorieen, inkomsten, functiegroepen of wat dan ook. Probeer je eens een persoon voor te stellen, geef hem of haar een naam en beschrijf wat die persoon probeert te bereiken. En tadaa, daar kom jij om de hoek met jouw oplossing.
Zo zet je een creatief al aan het denken (want dit doen ze toch zelf en voor je het weet ben je eerst uren over de customer journey aan het praten) en voor jezelf helpt het om vanuit je klant te denken. 

3. Wat verwacht je van de partij die je uitnodigt? 

Je hebt het probleem van je doelgroep al beschreven, maar wat verwacht jij nu exact? Om ook te voorkomen dat je al uitgewerkte oplossingen voorlegt is het goed om dit in vragen te formuleren.

• Kun je mij helpen om het probleem van mijn doelgroep (zie punt 2) online te beantwoorden? Een vraag die ruimte biedt voor een site of een app.
• Kun je mij helpen om mijn product voor mijn doelgroep aantrekkelijk te presenteren? Hier vraag je naar design. 
• Kun je mij helpen om de poster voor mijn evenement netjes te maken en klaar voor de drukker? Dat is een vraag voor een DTP’er.

Door zo de vragen te formuleren, zie je voor jezelf ook al hoeveel ruimte je biedt voor creativiteit. 

Je voorkomt daarmee ook dat je DTP’ers uitnodigt voor een nieuw logo of designers vraagt voor de opmaak van een standaard rapport. Of een compleet online team voor een eenvoudige landingspagina. Daarmee voorkom je teleurstelling aan beide kanten.

4. Deadline & Planning

Te laat het resultaat ontvangen, die frustratie wil je zeker zien te voorkomen. Wat is je deadline en hoe ziet je planning er in grote lijnen uit. Dan kunnen de uitgenodigde partijen gelijk zien of ze waar kunnen maken wat je vraagt en eventueel een alternatief voorstellen. 

En bedenk je hier nog iets anders. Het kan best zijn dat jij einde zomer iets wilt laten maken voor de winterperiode. Je wilt niet dat je met allemaal gezellige, zomerse beelden in de wintertijd naar buiten komt (tenzij je al zomervakanties gaat verkopen). Door je planning en deadline aan te geven, zorg je dat de uitstraling van bijvoorbeeld een campagne ook past bij het weer waar je doelgroep op dat moment in rondloopt. 

5. Budget

Kost dat? Je mag best vragen om een prijs. Natuurlijk. Je wilt weten wat je kwijt gaat zijn en voor welke diensten en resultaten. 

Als je geen budget wilt meegeven is dat prima. Dan zullen er ook geen partijen zijn die naar je budget toerekenen terwijl het voor minder kan. Maar houdt voor jezelf wel minimaal een budget in gedachten. Je kunt dan toetsen of je vraag reëel was, of waar je bijvoorbeeld extra’s of minder krijgt.

6. Prioriteitenlijst

Bevat je vraag meerdere elementen, bijvoorbeeld een website, posters, nieuwe teksten en een animatie? Geef dan de volgorde van prioriteiten aan. Ten eerste kunnen de experts die je uitnodigt adviseren over wat handig is en ten tweede is iedereen helder wat voorrang heeft. 

7. Kanalen & Specificaties

Welke (social media) kanalen gebruik je voor jouw onderneming? Zijn er specificaties voor de beelden die je op site gebruikt? Hoe verhouden de kanalen zich tot elkaar? Het lijken details, maar door hier al duidelijkheid te geven over waar je materiaal verspreid wilt zien, is een hoop uitzoekwerk voor de creatief gedaan. Jij weet het al en het scheelt je uurtjes van anderen. Plus, de partij die straks voor jou aan de slag mag kan sneller overgaan tot de inhoud.

Als je al materiaal hebt, zoals foto’s, illustraties en video’s, dat straks moet worden gebruikt, heb je dan ook alle rechten van de te gebruiken materialen? Een fotograaf betalen voor een foto betekent niet per se dat je het beeld oneindig mag gebruiken. Zorg dat je dit vooraf weet om juridische en financiële issues achteraf te voorkomen.

8. Wat is er al (aan huisstijl)?

Zeker wanneer het om vormgeving gaat is het voor de opdrachtnemer handig te weten wat er al aan huisstijl is. Maar ook voor een tekstschrijver, bijvoorbeeld wanneer er iets is vermeld over jullie brand voice.

Op deze manier zorg je dat het resultaat aansluit bij je eigen merk.
Zelfs voor een vraag om een nieuwe huisstijl is dit goed om aan te leveren. Je wilt laten zien waar je afscheid van wilt nemen en wat je nog goed vindt.

9. Wie is verantwoordelijk voor wat?

Ken je dat, dat er een volledig uitgewerkte campagne ligt na lang zwoegen en dat vervolgens een directeur vlak voor live gang roept dat ‘ie het niks vindt? Niet vreemd als er daardoor iemand moet huilen.

Maar eenvoudig te voorkomen. Vermeld wie het besluit neemt over alles. En wie erbij betrokken zijn bij welke stappen. In het begin is dat team misschien niet zo groot, maar vermeld wel wat je al weet in je briefing. Want met wie gaan de creatieven aan de slag en hoe helpen ze elkaar? Wie levert wat aan?

Laat de partij die jou helpt ook meedenken over het presenteren van tussentijdse resultaten aan de beslissers. Een goed creatief resultaat bereik je niet alleen.

10. Wie heeft de rechten na oplevering?

Heb je deze vraag al vaker voorbij zien komen? Zo ja, dan weet je dat het antwoord hierop je problemen kan helpen voorkomen en geld besparen.

Juridisch geneuzel wordt het vaak genoemd. Maar je wilt er niet mee worden geconfronteerd dat je een video hebt laten maken en dat je die maar voor een campagne in mag zetten. Alleen maar omdat de rechten niet volledig zijn afgekocht. 

Of dat je met je nieuwe logo iets wilt laten maken, maar dat de ontwerper zegt dat het niet mag, omdat hij de rechten nog heeft. 

Onder dit kopje moet je eigenlijk de zin plaatsen ‘Alle rechten worden door de opdrachtgever volledig afgekocht.’ Geloof ons, dat scheelt je veel gezeur. En jij bent ongelimiteerd eigenaar van de creatieve producten die jij hebt gevraagd.

Scoren en selecteren

En dan krijg je de aanbiedingen binnen. Je hebt een mooi overzicht waarop je ze kan scoren. Maak bijvoorbeeld een schema en beoordeel ze met punten op begrip van jouw vraagstuk, creativiteit, tijd en budget. Dan maak je het voor jezelf zo objectief mogelijk. Je gevoel kun je altijd nog mee laten spelen.

Wees je er ook van bewust dat je iemand zoekt voor een afgebakende opdracht. Denk dan niet dat iemand te zwaar zou zijn en zich zou gaan vervelen. Alleen voor een vaste functie is dat relevant. Hier zoek je de beste oplossing binnen jouw budget. Zit daar een ervaren partij tussen die jouw vragen beantwoordt en je kunt ze betalen? Dan heb jij het voordeel dat je veel kennis en ervaring voor een goede prijs binnenhaalt. Lucky you.